AI i rekrytering: så klarar du digital screening

När du söker jobb kan din ansökan behandlas av flera digitala system innan en rekryterare läser den. Ett rekryteringssystem kan registrera ditt cv, sortera ansökningar och hjälpa arbetsgivaren att söka efter relevant erfarenhet. Andra verktyg kan rangordna kandidater, analysera testsvar eller föreslå vilka personer som ska gå vidare.

Det betyder inte att en robot alltid fattar beslutet. Begrepp som ATS, automatisering och AI används ofta slarvigt och beskriver olika tekniker. För kandidaten är den viktiga frågan därför inte bara om AI används, utan hur systemet påverkar urvalet och vem som ansvarar för beslutet.

ATS, AI-screening och automatiserade beslut

Ett ATS, *Applicant Tracking System*, är ett system för att hantera rekryteringar. Det kan samla ansökningar, registrera kandidatstatus, skicka meddelanden och göra cv:n sökbara. Ett ATS behöver inte använda AI.

AI-screening är ett bredare begrepp. Det kan handla om ett verktyg som:

• jämför cv-information med krav i en annons,
• föreslår en rangordning av kandidater,
• sammanfattar ansökningshandlingar,
• bedömer svar i urvalsfrågor eller tester,
• hjälper en rekryterare att hitta kompetenser i en kandidatdatabas.

Automatiserat beslutsfattande är något mer specifikt. Då fattas ett beslut helt eller delvis genom automatisk behandling. En arbetsgivare kan använda ett system som stöd utan att låta det fatta slutbeslutet. Men även ett rekommendationssystem kan få stor betydelse om rekryteraren rutinmässigt följer dess rangordning.

Så gör du ditt cv begripligt för både system och människor

Ett bra cv ska först och främst vara sant, relevant och lätt att läsa. För att minska risken för feltolkning i ett ATS bör du också hålla strukturen enkel.

Använd etablerade rubriker

Välj rubriker som ”Arbetslivserfarenhet”, ”Utbildning”, ”Kompetenser”, ”Språk” och ”Certifikat”. Kreativa rubriker kan vara snygga men göra informationen svårare att hitta för både program och stressade rekryterare.

Skriv varje anställning med:

• yrkestitel,
• arbetsgivarens namn,
• tidsperiod,
• centrala arbetsuppgifter,
• resultat eller ansvar som är relevanta för tjänsten.

Beskriv förkortningar första gången de förekommer. Om annonsen använder en vedertagen svensk yrkestitel som stämmer med ditt arbete kan du ta med den, även om din tidigare interna titel var annorlunda. Ändra däremot aldrig titel eller ansvar på ett vilseledande sätt.

Spegla språkbruket utan att kopiera

Läs annonsens krav och markera återkommande ord för arbetsuppgifter, verktyg, behörigheter och kompetenser. Använd motsvarande ord i ditt cv när de faktiskt beskriver dig.

Om annonsen efterfrågar ”kundservice”, medan du bara skriver ”hjälpte kunder”, kan kopplingen bli mindre tydlig. En bättre formulering kan vara: ”Arbetade med kundservice via telefon och e-post.” Den är begriplig för både en människa och ett sökverktyg.

Undvik att fylla cv:t med upprepade nyckelord. Ett system kan hitta orden, men rekryteraren behöver förstå när och hur du använde kompetensen.

Välj en stabil layout

En enkel spalt fungerar ofta bäst. Komplexa tabeller, textrutor, ikoner och information i sidhuvud eller sidfot kan behandlas olika av olika system. Följ alltid arbetsgivarens instruktioner om filformat och bilagor. Kontrollera också att texten går att markera och kopiera ur dokumentet; ett cv som enbart består av en bild kan vara svårt att tolka maskinellt och mindre tillgängligt.

Så kan AI-screening påverka urvalet

Screeningverktyg bygger på regler, data eller modeller som arbetsgivaren och leverantören har valt. Resultatet beror därför på vilka uppgifter som används och vilket mål systemet har fått.

Risker kan uppstå när:

• historiska rekryteringsdata speglar tidigare snedfördelningar,
• otydliga kriterier används som indirekta mått på lämplighet,
• systemet missförstår luckor, ovanliga karriärvägar eller utländska meriter,
• språkliga variationer gör att relevant erfarenhet inte känns igen,
• rekryteraren överskattar systemets träffsäkerhet.

För den som är ny i Sverige kan det vara klokt att förklara utländska utbildningar och yrkestitlar kortfattat. Ange den ursprungliga titeln och lägg vid behov till en begriplig svensk beskrivning. Påstå inte att en utländsk examen automatiskt motsvarar en viss svensk examen om den inte har bedömts på det sättet.

Arbetsgivaren bör samtidigt testa verktyget i den egna rekryteringsprocessen. En leverantörs försäkran ersätter inte arbetsgivarens ansvar. Rekryterare bör dokumentera urvalskriterier, kontrollera felaktiga bortval och ge kandidater en fungerande kontaktväg.

EU AI Act: vad betyder reglerna för rekrytering?

EU AI Act är EU:s förordning om artificiell intelligens. Vissa AI-system som används inom sysselsättning och rekrytering kan omfattas av reglerna för högrisk-AI. Det kan exempelvis gälla system avsedda för rekrytering, urval eller beslut som påverkar arbetsförhållanden.

Högriskklassning innebär krav på bland annat riskhantering, dokumentation, datakvalitet, loggning, information, mänsklig kontroll, noggrannhet och robusthet. Vilka skyldigheter som gäller beror på systemets funktion och på om organisationen är leverantör, användare eller har en annan roll enligt förordningen.

Reglerna börjar inte tillämpas på alla delar samtidigt. Eftersom tidplan, vägledning och svensk tillsyn kan utvecklas bör arbetsgivare kontrollera aktuell information hos EU-kommissionen och ansvariga svenska myndigheter innan de inför eller bedömer ett system.

För kandidater är tre frågor särskilt viktiga:

1. Används ett AI-system för att bedöma eller rangordna mig?
2. Vilka uppgifter ligger till grund för bedömningen?
3. Finns det en person som kan granska resultatet och rätta fel?

EU AI Act ersätter inte andra regler. Dataskyddsförordningen, GDPR, kan vara relevant när personuppgifter behandlas. Diskrimineringsregler gäller också oavsett om urvalet görs av en människa eller med tekniskt stöd.

Dina personuppgifter och rätten till information

När en arbetsgivare eller rekryteringsbyrå behandlar personuppgifter ska du normalt få information om behandlingen. Det kan bland annat gälla ändamål, rättslig grund, lagringstid eller kriterier för lagring, mottagare och dina rättigheter. Exakt vilken information du har rätt till beror på situationen.

GDPR innehåller särskilda regler om beslut som enbart grundas på automatiserad behandling och som har rättsliga följder eller på liknande sätt påverkar en person betydande. Om en människa gör en verklig och självständig bedömning är processen inte nödvändigtvis ett sådant helt automatiserat beslut. En symbolisk kontroll räcker dock inte för att mänsklig medverkan ska vara meningsfull.

Om processen är oklar kan du sakligt fråga:

• Vilka digitala verktyg används i urvalet?
• Rangordnar eller filtrerar systemet kandidater?
• Är något beslut helt automatiserat?
• Hur kan jag begära mänsklig granskning eller rättelse?
• Hur länge sparas mina uppgifter?
• Delas uppgifterna med leverantörer eller behandlas de utanför EU och EES?

Skicka inte fler känsliga uppgifter än arbetsgivaren efterfrågar. Personnummer, hälsouppgifter, foto och familjeinformation hör normalt inte hemma i ett cv om de inte behövs av ett tydligt och lagligt skäl. Om du misstänker felaktig personuppgiftsbehandling kan du kontakta organisationens dataskyddsansvariga eller Integritetsskyddsmyndigheten.

Tester och videointervjuer: förbered dig utan att spela en roll

Digitala tester kan vara relevanta när de mäter något som faktiskt behövs i arbetet. Be om information om testets syfte, tidsåtgång, tekniska krav och hur resultatet används. Om du behöver en tillgänglighetsanpassning bör du fråga tidigt. Anpassningen ska ge rimliga förutsättningar, inte ett orättvist övertag.

Vid inspelade videointervjuer bör du kontrollera:

• om svaren bedöms av människor, ett automatiserat verktyg eller båda,
• om ljud, bild, ordval eller andra signaler analyseras,
• hur länge inspelningen lagras,
• vem som får tillgång till materialet,
• om ett alternativt genomförande är möjligt.

Öva gärna på korta, konkreta svar enligt modellen situation, uppgift, agerande och resultat. Försök inte manipulera systemet med konstlade ansiktsuttryck, överdrivna nyckelord eller färdiga AI-svar. Det viktiga är att dina exempel är begripliga och möjliga att följa upp.

Rekryterarens ansvar före inköp och användning

Arbetsgivare bör inte börja med frågan ”Vilket AI-verktyg ska vi köpa?” utan med ”Vilket problem försöker vi lösa?” Ett system som sparar administration innebär andra risker än ett system som rangordnar människor.

En praktisk kontrollista är att:

• definiera vilka beslut verktyget får påverka,
• kontrollera om AI Act och GDPR är tillämpliga,
• bedöma diskriminerings- och tillgänglighetsrisker,
• granska träningsdata, validering och kända begränsningar,
• säkerställa meningsfull mänsklig kontroll,
• informera kandidater på begriplig svenska,
• erbjuda kontaktväg för frågor och rättelser,
• följa upp utfallet och dokumentera avvikelser,
• ha en plan för incidenter och för att sluta använda verktyget.

Fackliga frågor och interna samverkansrutiner kan också behöva hanteras. Juridik, HR, dataskydd, informationssäkerhet och verksamheten bör därför vara involverade innan ett system används skarpt.

Konkreta nästa steg

För dig som söker jobb

1. Läs annonsen och markera verkliga krav, kompetenser och verktyg.
2. Anpassa cv:t med korrekta ord från annonsen och konkreta exempel.
3. Använd enkel layout, tydliga rubriker och arbetsgivarens önskade filformat.
4. Spara annonsen och en kopia av den ansökan du skickade.
5. Fråga hur tester, AI-screening och automatiserade beslut används om det är oklart.
6. Begär rättelse om systemet verkar ha registrerat fel uppgifter.
7. Kontakta Integritetsskyddsmyndigheten för vägledning om personuppgifter när det behövs.

För dig som rekryterar

1. Kartlägg varje automatiserat moment i kandidatresan.
2. Skilj administration från faktisk bedömning och rangordning.
3. Granska rättslig grund, information till kandidater och leverantörsavtal.
4. Testa om olika grupper riskerar osakliga nackdelar.
5. Utbilda rekryterare i att ifrågasätta systemets rekommendationer.
6. Följ utvecklingen av EU AI Act genom officiella källor.

YallaJobba kan användas som utgångspunkt för fler praktiska guider, men kontrollera alltid aktuella regler hos ansvarig myndighet. Den bästa strategin är varken att anpassa sig blint till en algoritm eller att ignorera tekniken. Gör din kompetens tydlig, ställ precisa frågor och se till att en ansvarig människa kan förstå och granska beslutet.